La gestión documental en proyectos masivos
La gestión de proyectos masivos de BPO pueden requerir de una gestión de documentos y demandar aplicativos que puedan agilizar los tiempos haciendo que los procesos, operaciones y empleados sean más eficientes mientras trabajan. Esto se pone de manifiesto en el sector BPO, ya que la necesidad de procesar una gran cantidad de documentación y con los mejores resultados posibles suele ser un requerimiento que los clientes demandan en este sector.
La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos y se realiza de forma masiva en algunas empresas y/o organizaciones. Si bien, sería necesario detenerse a comentar la importancia de estos procesos para la productividad de una empresa, por su ahorro de tiempo y rapidez.
Se puede asegurar que la digitalización de documentos es directamente proporcional a una mejor productividad empresarial.
Para esto se cuenta con varias herramientas, aunque la más beneficiosa para acelerar procesos sería el uso de un software de gestión documental. Estos programas consiguen simplificar el trabajo de los empleados, reduciendo la cantidad de tareas repetitivas que realizan o incluso, a un nivel de sostenibilidad, reducir costes eliminando el uso de papel.
En Bukit BPO disponemos de una herramienta propia de gestión documental, la cual incluye un software de reconocimiento OCR desarrollada por nuestro grupo. Este software nos facilita conseguir los objetivos planteados y por consiguiente, los resultados deseados por todos los clientes, permitiendo adaptarnos a los requerimientos de nuestros clientes.
Con un buen sistema de gestión documental, todo tipo de empresas pueden recibir, clasificar, buscar, almacenar, obtener y compartir documentos de un modo práctico desde una misma base de datos, ofreciendo una gran estabilidad a los clientes por el tratamiento de esos datos, que ayudan a la resolución eficaz de sus proyectos.
Bukit BPO se encarga de la recepción, el registro y la reclamación de la documentación así como su clasificación y posterior grabación de los datos obtenidos. Por ello nuestra experiencia y equipo nos permite adaptar este servicio a las necesidades de todos los clientes.
Otro aspecto importante a tener en cuenta a la hora de obtener un software de gestión documental es la seguridad que estos proporcionan a toda la documentación global de la empresa, manteniendo en sistemas encriptados información tan valiosa como confidencial, así como la preservación del patrimonio documental de la entidad.
Tecnología aplicada a la gestión documental: OCR
Una tecnología aplicada a la gestión de documentos sería el uso de OCRs, es decir, softwares de reconocimiento de texto que extraen información de documentos e imágenes y la transforman en una cadena de caracteres, para posteriormente, copiar la cadena a un programa de edición para poder trabajar con ella, ahorrando tiempo, puesto que se elimina el tener que teclear manualmente toda la información obtenida.
El proceso de OCR empleado por Bukit BPO consiste en indexar y extraer metadatos de gran volumen de una forma automatizada.
Caso de éxito en la implementación de procesos para la gestión de documentación masiva
En Bukit BPO disponemos de una amplia experiencia en proyectos de gestión documental y OCR, destacando, en algún caso de éxito, la revisión de más de 4.000 documentos de forma diaria, centralizando el control de los procesos y reduciendo el riesgo operacional.
La información sobre este caso y sobre las acciones realizadas en los servicios de gestión documental se pueden encontrar en el siguiente enlace: Descubre nuestro servicio
